• B. O

Track on Tracking (DE)


Vor kurzem war ich auf einer FEM (Forum für Expatriate Management) Veranstaltung in Zürich. Während dem After-Event-Apéro sprach ich mit den Global Head of Mobilität einer globalen Unternehmensberatung. Schnell kam das Gespräch auf Compliance-Tracking. Mein armer Gesprächspartner beschwerte sich darüber dass Vorschriften für Einwanderung /Immigration, Steuern und Sozialversicherungen ständig komplexer werden.

Dies, während sich gleichzeitig die Anforderungen der eigenen mobilen Mitarbeiter (80% der gesamten Belegschaft) in die genau entgegengesetzte Richtung entwickeln. Seine talentierten, jungen, dynamischen und vor allem teuren Talente erweisen sich als immer weniger kontrollierbar. Zum Beweis erzählte er das folgende stark "vereinfachte" Beispiel von einem seiner jungen brasilianischen Berater. Obwohl der Mann einen Arbeitsvertrag in der Schweiz hatte, war er ständig auf Projekten rund um den Globus unterwegs. Der Berater besuchte außerdem regelmäßig Verwandte in Großbritannien, nur um dann weitere freie Zeit mit seiner Freundin in deren Heimatland Polen zu verbringen.

Sicher klingt dieses Beispiel dem ein oder anderen Leser dieses Blogs vertraut. Es zeigt aber auch wie schwierig es für global agierende Unternehmen ist, die Bewegungen der Mitarbeiter zu verfolgen.

Steuerbehörden beobachten diese Entwicklung verschärft, Einwanderungs- und Visavorschriften werden strenger, Unternehmen werden zunehmend für deren Nichteinhaltung zur Verantwortung gezogen. Mitarbeiter können schon lange nicht mehr in traditionellen Definitionen zugeordnet werden (wie zum Beispiel Geschäftsreise, Entsendung, Expatriate, ...). Geschäftliche und private Mobilität ist heutzutage identisch, Talente arbeiten von wo sie wollen, wann sie wollen, für wen sie wollen.

Durch die UBERisierung der Welt, durch den Zugang zu Technologie auch an abgelegenen Orten, durch günstige Reisemöglichkeiten, hat die Definition des Arbeitsplatzes stark verändert.

Travel Tracking im Business Travel

Vor etwa 15 Jahren, nach den Terroranschlägen in New York 2001, entwickelten Sicherheits-, Software- und Assistance Firmen das Travel Tracking. Auftraggeber waren damals hauptsächlich globale Firmen, bzw. deren Business Travel Abteilungen. Die Systeme waren GDS (Global Distribution System) und PNR (Passenger Name Record) basiert. Seitdem haben die verschiedenen Anbieter ihre Fähigkeiten zusammen mit dem technischen Fortschritt entwickelt, unter anderem durch interaktives Mapping, GPS-Tracking, Risiko-basierte Kommunikation und vieles mehr. Ijet’s Worldcue, International SOS‘s TravelTracker, Anvil Group‘s Tracker und Falk Global Assistance’s Travel Tool konzentrieren sich auf Business Travel und deren Anforderungen.

Alle oben genannten Anbieter helfen Corporate‘s dabei den eigenen Geschäftsreisenden und Expatriates in halbwegs Echtzeit zu folgen. In Kombination mit Einzel- oder Massenkommunikationsmitteln wie etwa Everbridge, haben Travel- und Security Manager die Möglichkeit im Ernstfall mit Ihren Travelern zu kommunizieren. Es ist heute allgemein anerkannt, dass GDS-basierte Tracking Tools und risikobasierte Kommunikation zu den Duty of Care Standards gehören. So gut die einzelnen Anbieter technisch sind, so traurig ist es das keiner sich mit Tax- und Steuer Compliance beschäftigt, diese Themen anscheinend sogar ignoriert werden.

Tracking - ein neues Phänomen in Mobility?

Mobility Abteilungen haben seit einiger Zeit verstärkt Verantwortung, auch außerhalb der typischen "Expatriate" Welt von früher. Sie sind daher zunehmend auf der Suche nach neuen technischen Lösungen um den Anforderungen an Reporting und Kontrolle rund um mobile Mitarbeiter zu genügen. Endlich, rund 10 Jahre nach der Geschäftsreiseindustrie, versuchen nun Mobility und Assignee-Management-Anbieter das Angebot der traditionellen Sicherheitsunternehmen zu kopieren bzw. zu verbessern. Anders als bei den Traditionellen liegt der Fokus nun auf Einwanderung‘s/Immigration und Steuervorschriften, auf Reputationsrisiko, auf Arbeitsrecht und auf Mitarbeiterzufriedenheit.

Ein Pionier auf dem Gebiet ist sicherlich Santa Fe Relocation mit seinem brandneuen "Business Travel Tracker". Cartus, ein anderer Mobilitätsriese präsentiert seinen sogenannten "In-Country-Tracking-Service", der von GDS Reisebüro Daten gespeist wird. Cartus verspricht Firmenkunden mit monatlichen Compliance-Berichte zu versorgen.

Ein anderer Provider ist das amerikanische Unternehmen SIRVA Worldwide Relocation and Moving. Sirva‘s Traveler360 Programm konzentriert sich ausschließlich auf Steuervorschriften und vernachlässigt bewusst Einwanderung und Sorgfaltspflicht/Sicherheit – aus welchen Gründen auch immer! SIRVA setzt auch als einer der einzigen nicht auf automatischen Import, sondern auf manuelle Fütterung des Systems. Auch hier erschließt sich einem nicht sofort warum dies so ist!

Schlussendlich bieten auch die BIG4 rund um PwC, KPMG, EY tax/immigration Tracker an. Diese sind oft stark individualisiert und sind je nach Ausgestalltung kostspieliger.

Silo-Tracking

Trotzdem Global Mobility und Corporate Business Travel sich über die Notwendigkeit von „Tracking“ einig sind, bearbeiten beide Expertengruppen das Thema in „Silos“, sprich ohne miteinander zu reden. Ist das zeitgemäß? Zeitgemäß in einer Welt der mobilen Arbeitsplätze, in einer Welt in der Mitarbeiter als „mobile citizens“ sehen, wo Informationen rund um den Globus in Sekunden fliesen, wo Risiken als Teil des Geschäfts betrachtet werden, wo Regierungen wachsam sind, wo Geschäfte an entlegenen Orten gemacht werden, wo Kosten den Geschäftserfolg definieren?

Ich stimme mit Chris Debner - einem echten Mobilität‘s Expertem – überein. Er sieht „Mobility“ und „Corporate Business Travel“ als natürliche Einheit an. Chris glaubt für die Zukunft an eine enge Kooperation um letztlich Kosten zu reduzierten und Produktivität zu steigern. Die End to End-Integration zwischen Travel und Mobility ist ein zentrales Element der Mitarbeitermobilität und im Tracking.

Ich bin gespannt wie die alten (Travel) und neuen (Mobility) Anbieter von Trackinglösungen hierauf reagieren.

Birger Oldorff ist Partner @ Reisesicherheit.ch

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